Rénover ses bureaux professionnels

La rénovation de bureaux professionnels prend parfois une forme simple qui consiste à reprendre l’aspect esthétique. Dans ce cas, la remise en peinture des murs est la base de la rénovation. D’ailleurs, peut-on encore parler de rénovation ? Le rafraîchissement peut s’accompagner d’un changement du revêtement de sol, par exemple le remplacement de la moquette ou la pose d’un revêtement PVC sur un carrelage. Quels sont les projets concernés par ces rénovations esthétiques ? Il peut s’agir par exemple d’un espace de coworking. Le gestionnaire de l’espace a besoin de proposer à sa clientèle des bureaux avec un aspect neuf, malgré le défilé des coworkers.

Une réhabilitation d’un espace de bureaux plus coûteuse que le simple coup de peinture peut prendre la forme d’une remise aux normes. La norme NF X 35-102 définit la surface minimale que doit comporter un bureau : 10 m2 pour un bureau individuel, 11 m2 par salarié pour un bureau collectif type open space, 15 m2 par salarié pour un espace collectif bruyant par exemple en raison de l’usage du téléphone. Cette même norme fournit des indications sur la nécessité d’isoler les machines bruyantes comme les photocopieuses et les imprimantes  Un aspect important de la normalisation concerne l’installation électrique qui doit présenter toute la sécurité nécessaire, l’éclairage qui doit permettre d’atteindre sur tous les plans de travail le niveau d’éclairage minimum requis, les réseaux informatiques qui doivent être adaptés à l’évolution des technologies, la climatisation qui doit permettre d’assurer le renouvellement de l’air de 25 m3 par salarié sans générer un bruit supérieur à 40 dB, l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite, les sanitaires dont le nombre dépend du nombre d’occupants.

Une entreprise évolue en permanence. Ainsi, celle-ci peut avoir l’obligation d’adapter ses bureaux à son évolution tant dans l’organisation que sur le nombre d’occupants. Pour mener à bien ce projet, il est conseillé de le faire sous forme de projet collectif, en impliquant le personnel. Prendre l’avis de chacun permet à terme de créer un environnement de travail que chacun apprécie. Il n’est plus nécessaire d’insister sur la corrélation importante entre les conditions de travail et la performance du personnel, mais aussi sur la capacité d’une entreprise à conserver ses salariés et à recruter de nouveaux collaborateurs.

L’adaptation des bureaux peut prendre la forme d’un agrandissement en adjoignant à la surface déjà utilisée un espace adjacent disponible, par exemple un autre étage. Les travaux consistent donc à homogénéiser le degré d’agencement des bureaux pour éviter d’avoir par exemple des bureaux obsolètes à côté de bureaux ultra modernes. L’adaptation de l’activité d’une entreprise peut amener la transformation d’un ensemble de bureaux individuels à une organisation en plateau ouvert. Il est rencontré parfois l’évolution dans l’autre sens. L’open space, à la mode les dernières années ayant montré ses limites dans certain cas, les projets consistant à recloisonner le plateau en bureaux individuels ou en bureaux de 2-3 personnes sont nombreux.

Une rénovation lourde concerne la transformation d’un espace dédié à une activité autre que des bureaux. Par exemple, transformer un immeuble comportant des appartements en espace de bureaux est un projet engageant de multiples travaux. Il vient tout de suite à l’idée les cuisines et les salles de bain qu’il est nécessaire de supprimer, même si une kitchenette a toujours sa place dans un espace de bureaux. Pour mener à bien le projet, il est conseillé de le confier à un maître d’œuvre qui saura utiliser les possibilités de décloisonnement et s’adapter aux contraintes des murs porteurs pour dégager des espaces fonctionnels. Ce changement d’activité de lieux engendre donc des démolitions, mais nécessite également de revoir la totalité de l’éclairage, la disposition et le nombre de prises de courant et des prises RJ45.

En supposant que la rénovation de l’espace bureaux n’a pas besoin de se préoccuper du gros-œuvre, de la toiture, des façades qui sont supposés être en bon état, la rénovation intérieure doit commencer à se préoccuper de l’isolation thermique des bureaux. Si nécessaire, il faut en premier lieu reprendre l’isolation des murs et éventuellement de la toiture. Le maître d’œuvre doit prendre en compte la rénovation énergétique en s’intéressant également au chauffage et aux fenêtres. Points importants également, l’électricité dont le câblage obsolète doit souvent être refait, la position et le nombre des points lumineux, généralement des spots encastrés, permettant ainsi d’avoir un degré d’éclairage confortable même si la lumière naturelle ne suffit pas. La plomberie n’est pas absente d’un agencement de bureaux : les sanitaires doivent être fonctionnels, en nombre suffisant et les évacuations ne doivent pas provoquer des bruits intempestifs dans les bureaux adjacents. Avec le réchauffement climatique, il n’est pas responsable de rénover des bureaux sans prévoir de les climatiser. Cet aménagement est un investissement coûteux, mais dont l’amortissement est évident.

La rénovation des sols, des murs, des plafonds est importante pour finaliser le projet de bureaux. Cela va du remplacement de fenêtres ne garantissant plus une isolation thermique et une isolation phonique suffisantes, cela passe par la modification du cloisonnement ou la mise en place de cloisons parfois vitrées, parfois amovibles pour créer des salles de réunion modulables, pour agencer des bureaux de direction à proximité d’espace ouvert, d’intégrer les locaux sociaux imposés par le Code du Travail, de concevoir le showroom qui met en valeur les produits de l’entreprise. Il est conseillé de privilégier des dalles aussi bien pour les faux-plafonds que les sols. Cela permet un remplacement plus aisé lorsqu’il y a une dégradation ponctuelle, surtout si, par précaution quelques dalles supplémentaires ont été conservées. Le traitement de l’acoustique des bureaux est important. Un bureau d’études spécialisé en acoustique peut être sollicité, mais des aménagements simples permettent d’absorber les bruits émis et d’éviter leur propagation. Un espace bruyant est une source de fatigue, voire de stress pour les occupants.

Le choix du mobilier est aussi une étape importante. L’agencement sur mesure ou le choix de meubles sur catalogue doit permettre dans tous les cas de créer le cadre nécessaire au bien-être des employés. Le recours à un architecte d’intérieur ou à un décorateur peut permettre d’aller au-delà de l’aspect purement fonctionnel et peut conduire à personnaliser les bureaux pour promouvoir l’image et les valeurs de l’entreprise.

Lorsque les bureaux reçoivent du public ou de visiteurs, la banque d’accueil doit être pensée en tant que première image véhiculée par l’entreprise. Cette zone d’accueil doit être ergonomique pour le personnel, mais accueillante pour les visiteurs. La réflexion sur le mobilier doit se préoccuper des besoins en rangement qui dépend fortement de l’activité exercée par l’entreprise, mais aussi des habitudes de travail. Ainsi, une entreprise dont la préoccupation est le zéro papier n’aura pas besoin d’immenses placards de rangement.

Le développement récent du télétravail et la nécessaire évolution de la position des entreprises sur le sujet va provoquer de fait une modification de l’agencement des bureaux. Si les employés voient aisément leur intérêt dans ce mode de travail qui leur permet certains jours de ne pas perdre du temps dans les transports en commun ou sur la route tout seul dans leur voiture, l’employeur doit également y trouver un intérêt au-delà de l’amélioration du bien-être de ses salariés. Cet intérêt peut se matérialiser par une surface de bureau moins importante et une organisation où un bureau n’est plus attitré à une personne.  Par exemple, un turn-over de 20% des salariés chaque jour en télétravail permet de diminuer de 20% le nombre de bureaux. Les 80% de salariés en présentiel se répartissent au rythme des arrivées et des envies sur les bureaux aménagés.